Guide du Référent

Bienvenue sur l’outil collaboratif qui améliore la gestion quotidienne des parties communes en facilitant la communication avec votre Gestionnaire/Propriétaire !

Accessible depuis n’importe quel smartphone/tablette/ordinateur, l'application vous permet de :

• Signaler tout incident technique en rapport avec votre immeuble, et suivre la progression de sa résolution.
• Visualiser les signalements en cours et résolus.
• Consulter les informations générales transmises par le Gestionnaire.

Les principaux avantages de l’outil

	Sans l'appli	Avec l'appli
Signaler un incident technique	Par email ou téléphone, avec difficulté parfois pour atteindre l’interlocuteur, et sans certitude d’être entendu.	En moins d’1 min, on choisit la catégorie, décrit le problème en quelques mots, et on prend une photo si besoin. On peut même voir si quelqu’un a déjà signalé le problème !
Suivi et résolution de l’incident	Au mieux, l’émetteur et quelques heureux élus sauront que l’incident est pris en compte.	Chaque habitant inscrit au service peut consulter et réagir sur les signalements, et suivre leur résolution.
Et les locataire ?	Les locataire sont souvent priés de ne pas contacter le Gestionnaire, même pour la bonne cause	Les locataire sont des Résidents comme les autres, et peuvent à ce titre contribuer à améliorer la vie des parties communes : plus tôt un problème est signalé, plus tôt il est résolu !

Les étapes du suivi d’un incident technique

Un incident se décompose en plusieurs grandes étapes :

1. Nouveau signalement
2. Prise en compte et demande d’intervention à une entreprise si nécessaire
3. L’entreprise est intervenue mais nécessité d’une nouvelle intervention (le cas échéant)
4. l’entreprise est intervenue et l’incident est clos

L'application propose de communiquer sur le franchissement de chaque étape : c’est précisément l’un des rôles du Référent.

Qui est Référent ?

Le Syndic ainsi qu’un ou plusieurs membres du Conseil Syndical seront référents. Le Gardien peut aussi l’être. L’outil étant collaboratif, plusieurs référents pourront coexister de manière profitable pour la communauté.

Rôles du Référent

Gestion des signalements

Répondre	Suivi/mise à jour et clôture des signalements Pour chacune des étapes ci-dessus, et dans chaque fiche de signalement, le référent choisit parmi les réponses types proposées pour communiquer sur l’avancement de la résolution.
Supprimer	Suppression des signalements hors sujet ou déjà existants Dans le cas où un signalement créé ne concerne pas les parties communes, ou s’il a déjà fait l’objet d’un signalement préalable, le référent a la possibilité de le supprimer – un email est alors envoyé automatiquement à l’émetteur en lui expliquant les raisons de sa non prise en compte.

Diffusion de nouvelles « infos Gestionnaire »

Dans l’onglet Nouvelle info, le Référent pourra publier des informations utiles, et souvent affichées à l’entrée de l’immeuble, en prenant une photo par exemple :

• avis de passage d’une entreprise dans l’immeuble
• courrier du Gestionnaire
• toute communication jugée utile pour l'immeuble

Quelle répartition des rôles ?

Tenant compte du fait que le Gestionnaire n’est pas sur place, la répartition peut par exemple être implicitement la suivante :

	Syndic	Conseil Syndical ou Gardien
Gestion des signalements	activation de l’entreprise intervenante, suivi et clôture s’il dispose de l’information	suivi/mise à jour s’il dispose de l’information clôture si constatation de la fin de l’incident
Diffusion « infos Gestionnaire »	courriers nécessitant un affichage	avis de passage des entreprises intervenant dans l’immeuble

Chaque acteur veillera alors à mettre à jour le signalement conformément à son action.